Zo maken wij verkoopovereenkomsten sneller en overzichtelijker met SignFast

Geschreven door Lex De Jonghe

Een woning verkopen begint met een document: de verkoopovereenkomst, ook wel het compromis. Wie al eens verkocht, weet dat daar heel wat papierwerk aan voorafgaat. Een EPC hier, een eigendomsakte daar, identiteitsbewijzen in een mailbox en de laatste versie van het contract ergens in een e-mailketen. Daarom zijn wij bij Bauwens Vastgoed pilootpartner van SignFast, een Belgisch platform dat dat werk helpt te bundelen. Hieronder lees je wat het is en wat het voor jou verandert.

Wat is SignFast?

SignFast is een platform voor makelaarskantoren in België. Het idee is eenvoudig: alles wat bij een verkoop hoort, komt samen in één gestructureerd dossier, in plaats van verspreid te zijn over mailboxen, bureaus en softwaresystemen.

De documenten van het dossier gaan erin: de eigendomsakte, het EPC, het bodemattest, de stedenbouwkundige informatie en meer. Dat kan in pdf, in Word en zelfs als scan of geschreven document. Volgens SignFast herkent het platform meer dan 50 documenttypes uit de Belgische vastgoedsector. Het leest de gegevens eruit, zoals de beschrijving van het pand, de oorsprong van de eigendom en de energieprestatie, en vult daarmee de verkoopovereenkomst in. Ontbreekt er een verplicht document, of is er een verlopen, dan geeft het platform een melding.

Het platform is opgericht door een ex-makelaar, die dagelijks zag hoeveel tijd verloren ging aan het handmatig opstellen van overeenkomsten, samen met twee AI-specialisten.

Hoe werkt het in vier stappen?

Documenten uploaden. De makelaar sleept de documenten in het dossier. Het platform herkent meteen om welk document het gaat.
Gegevens uitlezen. Het platform haalt de relevante gegevens uit de documenten en vult de verkoopovereenkomst in.
Controle door de makelaar. De makelaar kijkt alles na, past clausules aan en voegt eigen toevoegingen toe.
Doorsturen en ondertekenen. Het dossier gaat digitaal naar de notaris voor review. Daarna kunnen alle partijen digitaal ondertekenen.

Waarom wij pilootpartner zijn

SignFast zegt dat het ontwikkeld en gevalideerd is samen met pilootpartners uit de sector, aangevuld met notariskantoren in Vlaanderen die meeschreven aan de werkwijze voor reviewrondes en opmerkingen per clausule. Wij zijn een van die pilootpartners. Dat betekent dat we het platform niet alleen gebruiken, maar ook mee helpen testen.

Onze reden is eenvoudig. Namen, adressen, bedragen en clausules overtypen uit een stapel documenten is tijdrovend en laat ruimte voor fouten. Dat is een probleem dat elk makelaarskantoor kent. Hoe minder tijd we daaraan kwijt zijn, hoe meer tijd er overblijft voor wat voor jou telt: een goed gesprek, een duidelijk antwoord op je vragen en een verkoop die vlot verloopt.

Kevin Bauwens, zaakvoerder van Bauwens Vastgoed, vertelt op de website van SignFast dat vijf overeenkomsten op één dag nu haalbaar zijn, terwijl twee vroeger al een goede dag was.

Wat verandert er voor jou als verkoper of koper?

Eén dossier. Alle documenten staan op één plek. Je hoeft niet meer te zoeken in oude e-mails naar die ene bijlage, en je makelaar ook niet.

Een persoonlijke pagina. In het klantportaal vind je een checklist van wat nog nodig is. Je uploadt er je documenten en je ziet hoe je dossier vordert in de tijd.

Minder e-mails. Makelaar, notaris, koper en verkoper werken in hetzelfde dossier. Zo is het altijd duidelijk welke versie de laatste is, en gaan bijlagen niet verloren.

Digitaal ondertekenen. Alle partijen kunnen het dossier digitaal ondertekenen.

Wat betekent het voor de notaris?

De notaris krijgt het dossier digitaal binnen via een persoonlijke link. Daarvoor hoeft niets geïnstalleerd te worden. Hij of zij kan per clausule opmerkingen plaatsen of een versie goedkeuren. Elke versie blijft bewaard, zodat iedereen kan nagaan wat er wanneer is aangepast. Dat vervangt de e-mailketens waarin je je afvraagt welk Word-bestand het laatste is.

Wie controleert wat?

Een platform dat documenten leest, controleert niet in jouw plaats. In SignFast worden alle uitgelezen gegevens gemarkeerd, zodat ze snel nagekeken kunnen worden. De makelaar bevestigt elke clausule voordat het dossier wordt doorgestuurd, en de finale beslissing blijft altijd bij de makelaar. Bij ons is dat dus onze makelaar. Daarna bekijkt de notaris het dossier.

Wil je een clausule anders geformuleerd zien? Zeg het gerust aan je makelaar. Die kan clausules aanpassen en eigen toevoegingen doen.

En mijn gegevens?

Je geeft documenten door, bijvoorbeeld een identiteitskaart, dus je wilt weten waar die terechtkomen. Volgens SignFast draait het platform op beveiligde Europese servers, worden documenten versleuteld opgeslagen, voldoet het aan de GDPR en worden je documenten niet gedeeld met derden. Heb je vragen over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Stel ze gerust aan je makelaar.

Veelgestelde vragen

Beslist een computer over mijn verkoopovereenkomst?
Nee. Het platform leest documenten uit en stelt een voorstel op. De makelaar controleert en bevestigt elke clausule.

Wat als er een document ontbreekt of verlopen is?
Het platform geeft daarvan een melding, zodat je makelaar het tijdig kan opvragen. Wil je weten welke documenten je zelf kan klaarleggen? Lees dan ons artikel Hoe verkoop ik mijn huis stap voor stap?.

Overweeg je je woning te verkopen? Bij Bauwens Vastgoed begeleiden we je van de eerste schatting tot de sleuteloverdracht, met aandacht voor wat jij zelf moet regelen en wat wij uit handen nemen.

Met liefde begeleid.

Bronnen

SignFast, “SignFast: verkoopovereenkomsten in minuten in plaats van uren”, geraadpleegd op 30 oktober 2026, https://www.signfast.be